Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng, để đạt được thành công. Vì những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn. Họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn, và giải quyết được nhiều vấn đề hơn. Ngoài việc phải lên kế hoạch, sắp xếp công việc ưu tiên, liệt kê các việc cần làm… như ai cũng đã biết, còn điều gì mà bạn cần phải chú ý nữa? Dưới đây là những điều bạn cần rèn luyện thành thói quen.
1. Có lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần
Dù có vẻ như công việc hàng ngày của bạn luôn giống nhau, theo một quy trình từ sáng đến tối. Nhưng đừng chủ quan mà bỏ qua việc này nhé. Vì bạn sẽ không thể nhớ được một cuộc hội thảo mà bạn muốn tham dự, còn khoảng 2 tuần nữa mới tổ chức. Hãy đánh dấu vào lịch, nhắc nhớ nơi gần bạn nhất. Như điện thoại, máy tính cá nhân, hoặc sổ tay ghi chép, nếu bạn dùng nó hàng ngày. Bạn chỉ cần đánh dấu, viết ghi chú lại từng ngày, từng sự kiện, bạn sẽ có ngay một bản kế hoạch và xác định được sự ưu tiên trong từng việc
2. Lên kế hoạch và ước chừng thời gian
Việc lên kế hoạch thì rõ ràng cần thiết rồi. Nhưng bạn phải “lượng hóa” nó. Tức là quy về những con số cụ thể. Việc này bạn cần giải quyết trong thời gian bao lâu để bắt đầu một việc khác đang chờ.
3. Dừng lại và suy nghĩ
Ví dụ như khi được triển khai một việc nào đó, hãy dừng lại một chút để xem cách giải quyết nào là tốt nhất. Bạn có thể “khởi động” chậm hơn người khác một chút, nhưng kết quả công việc có hiệu quả hơn thì rõ ràng tốt hơn việc, bạn cứ cắm cúi lao vào công việc mà quên đi mất, mình đã tối ưu hóa nó hay chưa.
4. Kế hoạch dự phòng
Mọi thứ đều có thể thay đổi và biến chuyển. Vì vậy, bạn luôn phải nghĩ đến những tình huống phát sinh trong quá trình làm việc. Ví dụ như đầu tuần bạn lên lịch, sẽ hẹn khách hàng vào thứ 3, thứ 5 và thứ 6. Nhưng bạn chỉ có thể thực hiện được 1 cuộc hẹn trong kế hoạch này. Vậy thời gian trống kia, bạn sẽ làm gì nếu như không có kế hoạch dự phòng?
5. Tự đặt những câu hỏi cho bản thân
- - Hỏi chính bạn xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó? Nếu bạn có thể tồn tại với những hậu quả đó, thì đừng làm nó. Một thực tế bạn cần hiểu đó là bạn có thể tồn tại với những hậu quả nhiều hơn những cái hiện tại bạn đang nghĩ. Thực sự có rất ít thứ bạn nhất thiết phải làm trong cuộc sống.
- - Nếu có một điều gì đó thực sự cần xảy ra thì câu hỏi thứ hai là “Ai có thể thay thế tôi làm việc đó?” Và những câu hỏi đi liền với nó là “Người này có thể tin tưởng được không?”, “Có cần thiết để có một cuộn băng ghi lại chính xác hiệu quả công việc hay để kiểm tra công việc của anh ta không?”
- - Nếu không ai có thể thực hiện nhiệm vụ đó, thì câu hỏi tiếp theo là “Cách tốt nhất để tôi có thê làm là gì?”, “Nó phải chính xác như thế nào để gọi là đủ?” và câu hỏi quan trọng nhất là “Làm thế nào tôi có thể điều khiển được sự kì vọng của những người khác?”, “Làm thế nào tôi có thể được công nhận như mình vừa hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ?”.
Có rất nhiều sức mạnh trong những câu hỏi này. Hãy đặt ra những câu hỏi như vậy khi làm mọi việc cho đến khi việc áp dụng nó trở thành một thói quen.
- Việc này có quan trọng không?
- Có cần làm ngay không?
- Có cần đích thân mình phải làm làm không?
Tuy nhiên, lý thuyết chỉ là lý thuyết. Việc bạn cần là rèn luyện chúng thành thói quen trong hành động và suy nghĩ hàng ngày.
dễ dàng học các kỹ năng căn bản tại kynangcanban.blogspot.com
