Để thành công trong giao tiếp việc trình bày trước đám đông là một rào đối với hầu hết mọi người, nếu không có sự chuẩn bị kỹ bạn dễ biến mình thành "chú hề" trước mọi người. Cho nên những gì chúng ta cần làm là chẩn bị và luyện tâp.
Bao giờ cũng vậy khâu chuẩn bị thường tốn nhiều thời gian nhất, vì chuẩn bị kỹ càng, tỉ lệ thành công sẽ càng lớn. Ở bước này chúng ta sẽ liệt kê ra danh sách các việc cần làm, nhưng không thể thiếu các việc chính sau:
Chuẩn bị nội dung: Khi chuẩn bị nội dung, chúng ta phải phân tích, rồi liệt kê các ý chính, ý phụ và sắp xếp theo trình tự ưu tiên nêu còn thời gian thì sẽ cho thêm các ý phụ minh họa cho bài diễn thuyết.
Chuẩn bị thông tin: Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, mọi thứ được luôn được cập nhật và đổi mới liên tục. Vì vậy, những thông tin của bài thuyết trình phải là thông tin được cập nhật mới nhất, chính xác nhất, và thông tin chúng ta có thể thu thập từ nhiều nguồn. Tuy nhiên những thông tin, ý tưởng đó phải được sắp xếp một cách logic hoặc thêm, bớt nếu cần thiết.
Tìm hiểu văn hóa: Mỗi vùng, miền, tổ chức hay quốc gia, họ đều có những văn hoá và nguyên tắc ứng xử khác nhau. Bạn sẽ gặp khó khăn, thậm chí thất bại nếu vi phạm những nguyên tắc đó. Nên trước khi thuyết trình, chúng ta cần tìm hiểu về văn hoá của tổ chức hay quốc gia mà ta sẽ thuyết trình để có lối ứng xử phù hợp.
Tìm hiểu về khán giả: Trong binh pháp của Tôn Tử có câu "Tri kỷ tri bỉ, bách chiến bách thắng" (Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng). Trong thuyết trình cũng vậy, khi bạn càng hiểu về khán giả thì bạn càng tự tin và đáp ứng đúng nhu cầu của khán giả khi thuyết trình, và cố gắng tìm hiểu những vấn đề mà họ quan tâm để có thể lồng ghép vào bài thuyết trình. Một trong những bí quyết thành công của người thuyết trình đó là họ luôn luôn ở thế chủ động và làm chủ khán phòng trong mọi tình huống.
Xây dựng mục tiêu: Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên chúng ta phải biết mục đích mình nói là để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì? Tuy nhiên, đôi khi những điều quá hiển nhiên đó bị chúng ta lại xem nhẹ, vậy sau bài thuyết trình khán giả có hiểu rõ điều chúng ta muốn truyền đạt là gì? Họ được yêu cầu làm gì? Và tại sao lại như thế? v.v.v... Với những điều càng cơ bản này, ta lại càng phải xác định rõ ràng, và không được phép chủ quan.
Tìm kiếm chủ đề: Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề khán giả quan tâm, chủ đề mới mang tính thời sự, hoặc chủ đề mà ta rỏ nhất.
Xác định mục đích: Tại sao bạn lại tham gia buổi thuyết trình này? Bạn muốn truyền đạt thông tin gì đến khán giả? Bạn muốn khán giả làm gì sau buổi thuyết trình? Khi xác định rỏ mục đích bạn sẽ biết mình phải làm gì, tập trung vào đâu và phương pháp nào là thích hợp nhất.
Đó là nhưng việc không thể thiếu ở khâu chuẩn bị. Còn bây giờ chúng ta sẽ qua bước tiếp theo xây dựng bài thuyết trình. Thông thương, một bài thuyết trình chúng ta sẽ có 3 phần: Mở bài, Thân bài và Kết luận.
Mở bài: phần mở bài bao giờ cũng quan trong nhất. Theo nghiên cứu của các chuyên gia thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho khán giả bằng các hành vi phi ngôn ngữ, và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với khán giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phục thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên này và cách ta thu hút sự chú ý của họ.
Để gây ấn tượng ngay từ phút đầu tiên bạn phải nắm được tâm lý khán giả. Nguyên tắc đầu tiên là phải biết tập trung sự chú ý của khán giả. Chuyển họ từ trạng thái làm việc riêng sang trạng thái lắng nghe ta. Đây chính là điểm mấu chốt của việc điều khiển đám đông, ta phải biết cách khán giả về trạng thái đó là chuẩn bị lắng nghe bài thuyết trình của ta bằng một số cách phổ biến sau:
- Dùng ví dụ, minh họa.
- Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề.
- Dùng các câu hoặc tình huống gây sốc. Ta có thể đưa ra các câu nói hoặc tình huống ngược lại với vấn đề khán giả đang quan tâm để gây sự chú ý.
- Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn giúp ta có thế thu hút được sự chú ý của thính giả.
- Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả.
- Một hài hước hay làm thu hút sự chú ý của thính giả.
Sau khi thu hút sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó, và giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình.
Thân bài: Phần thân bài là phần truyền đạt nội dung, bạn phải lựa chọn đâu là thông tin bắt buộc khán giả phải biết, đâu là thông tin cần biết và nên biết, sau đó sắp xếp chung theo thứ tự ưu tiên: bắt buộc, cần và nên. Tránh đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết có thể gây phản ứng ngược lại làm khán giả rối trí không nhớ được gì.
Kết bài: Phần này chúng ta sẽ tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và cũng chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến khán giả. Bạn có thể tham khảo ba cách sau:
Thông báo trước khi kết thúc: Ta sẽ thể hiện bằng những cụm từ như: Tóm lại..., để kết thúc, tôi tóm tắt lại... hoặc trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày...
Tóm tắt điểm chính: Với cách này ta sẽ tóm tắt lại những điểm chính giúp khán giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình.
Thách thức và kêu gọi: Một lần nữa ta nhấn mạnh lại thông điệp muốn truyền đạt tới thính giả và các cam kết để thực hiện thông điệp đó. Trong phần này ta có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng... hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay.
Bây giờ chúng ta đã có được nội dung bài thuyết trình, chúng ta sẽ sang phần cuối cùng đó là phần luyện tâp.
Luyện tập: Là phần rất quan trọng để bạn nắm vững nội dung, và chỉnh sửa những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình.
Trước tiên bạn ghi những ý chính ra giấy, luyện tập trước gương, hoặc bạn có thể ghi âm hoặc quay video để nghe lại và chỉnh sửa những phần bị lỗi. Tuy nhiên để hiệu quả hơn, bạn nên luyện tập trước một vài người hoặc một nhóm bạn, nhờ mọi người góp ý, và rút kinh nghiệm cho mình. Trong quá trình luyện tập bạn lưu ý diễn đạt thật thoải mái và tự nhiên, điều chỉnh giọng nói truyền cảm, và đủ to để người ngồi xa nhất có thể nghe thấy, bạn cũng đường bỏ qua những ngôn ngữ cơ thể, sắc mặt biểu cảm, ánh mắt bao quát, cử chỉ tay hay động tác cơ thể sẽ thu hút sự chú ý của khán giả hơn.
dễ dàng học các kỹ năng căn bản tại kynangcanban.blogspot.com
